팀의 규범으로 만들기
개인의 주의는 흐려집니다. 함께 정해 글로 적어 둔 팀 규범이 워크숍이 끝난 뒤에도 안전한 사용을 유지해 줍니다.
규칙을 다섯 줄로 함께 씁니다
- 혼자서 5분. 직원이 AI로 해도 되는 일과 절대 하면 안 되는 일을 각자 다섯 줄로 적습니다.
- 돌아가며 읽고, 두 사람 이상이 적은 줄만 남깁니다.
- 남은 줄마다 누가 질문을 받을지 이름을 적습니다. 이 종이가 우리 팀 규범의 초안입니다.
나만 적고 아무도 적지 않은 줄은 무엇이었습니까? 그것이 왜 중요하다고 생각했습니까?
- 워크숍의 내용을 서면 수용 가능 사용 정책으로 만드십시오. 그러면 사람들이 세부 사항을 잊어버린 뒤에도 안전한 관행이 유지됩니다. 함께 정해 글로 적은 규범은 한 사람이 떠나거나 새 직원이 들어와도 유지됩니다.
- 귀 기관에서 AI가 무엇에 승인되는지 분명히 밝히십시오. 편지나 이메일 초안 작성, 대략적인 내용을 번역해 시작하기, 긴 문서 요약, 다음 단계 정리에 사용합니다.
- 행동하기 전에 항상 확인해야 할 것을 밝히십시오. 이름, 숫자, 날짜, 마감일, 자격 규정, 법률이나 의료 관련 세부 사항은 공식 출처나 동료를 통해 확인합니다.
- 챗봇에 절대 입력하지 않는 것을 밝히십시오. 클라이언트 이름, 생년월일, 주소, 사건 번호나 A 번호, 이민 관련 세부 사항, 또는 클라이언트를 식별할 수 있는 그 어떤 것도 입력하지 않습니다. 소비자용 AI 도구는 민감한 정보를 보관하도록 만들어지지 않았습니다.
- 통역사 규칙을 글로 남기십시오. 기계 번역은 직원이 시작하는 데 도움이 될 수 있지만, 동의, 권리, 안전, 그리고 위험도가 높은 모든 대화는 자격을 갖춘 통역사가 담당합니다.
- AI 관련 질문을 담당할 내부 담당자를 지정하고, 슈퍼바이저에게 보고해야 할 사항을 정하여, 직원이 그 경계를 스스로 추측하지 않도록 하십시오.
- 정기 슈퍼비전에 짧은 AI 점검 항목을 추가하고, 기본 수칙 카드를 다시 살펴보며, 위험도가 높은 사례 업무에 AI를 사용하기 전에 위험도가 낮은 업무부터 시작하십시오.
새로운 관행은 저절로 유지되지 않습니다. 프로그램 지속 가능성에 관한 연구를 검토한 결과, 교육으로 얻은 성과는 초기의 추진력이 사라지면 흔히 흐려지며, 지속적인 사용 여부는 그 관행을 조직의 일상 업무 속에 심는 데 달려 있다는 것이 밝혀졌습니다(Wiltsey Stirman 외, 2012). 이 워크숍을 공유된 규범으로 글로 남기는 것이, 여러분이 다져온 신중함이 교육이 끝난 뒤에도 이어지게 하는 방법입니다.
직원이 어떤 관행을 따르는지는 주변의 신호에 달려 있습니다. 근거 기반 실천에 관한 연구는, 지지적인 조직 분위기, 즉 어떤 관행을 "이곳에서 일하는 방식"으로 만드는 공유된 기대와 지원이 일선 직원이 실제로 그것을 사용하는지를 예측한다는 것을 보여줍니다(Ehrhart 외, 2014). 리더십이 지지하는 짧은 정책은 신중한 AI 사용을 당연한 규범으로 바꿔 놓습니다.
규범 가운데 가장 빨리 흐려지는 부분은 하지 말아야 할 것에 관한 규칙입니다. 교육 후 일선 보건 인력을 다시 평가했을 때, 이들은 대부분의 단계는 유지했지만 행동하지 말라고 알려준 항목에서 가장 낮은 점수를 받았고, 보수 교육이 권고되었습니다(Gobezayehu 외, 2014). AI 사용에서도 절대 입력하지 말 것과 절대 사용하지 말 것에 관한 규칙이 가장 먼저 흐려지는 부분이므로, 바로 그 규칙을 글로 남기고 다시 살펴봐야 합니다.
비영리단체를 위한 AI 지침도 같은 방향을 가리킵니다. NTEN과 TechSoup은 모두 승인된 사용 범위, 항상 확인해야 할 사항, 민감한 정보를 다루도록 만들어지지 않은 도구에 절대 입력하지 말아야 할 데이터를 명시한 수용 가능 사용 정책 템플릿을 제공합니다(NTEN Generative AI Use Policy Template; TechSoup). 난민 재정착 프로그램을 위한 지침은 여기에 더해, 기관이 위험도가 낮은 행정 업무부터 시작하고, AI가 클라이언트를 직접 응대하는 업무에 가까이 가기 전에 사람이 그 결과물을 확인해야 한다고 말합니다(Switchboard).
규범을 채택한다는 것은 그것을 누가 책임질지 정하는 일이기도 합니다. 법률 지원 관련 지침은 도구를 실제 사건에 적용하기 전에 시험해 보고 사람의 검토를 유지할 것을 강조하며(Legal Services Corporation), 비영리단체의 공평한 AI 도입에 관한 연구는 많은 기관이 AI를 잘 활용하고 싶어 하지만 이를 안전하게 실행할 내부 체계는 갖추지 못했다는 것을 발견했습니다(Project Evident과 Stanford HAI). 내부 담당자를 지정하고 슈퍼비전에 짧은 AI 점검 항목을 추가하는 것이, 이 규범이 자리 잡을 곳을 마련해 줍니다.
한 페이지짜리 AI 정책에 담아야 할 내용
- AI가 무엇에 승인되는지: 편지와 이메일 초안 작성, 대략적인 내용을 번역해 시작하기, 긴 문서 요약, 다음 단계 정리입니다.
- 행동하기 전에 항상 확인해야 할 것: 이름, 숫자, 날짜, 마감일, 자격 규정, 법률이나 의료 관련 세부 사항은 공식 출처나 동료를 통해 확인합니다.
- 절대 입력하지 말아야 할 것: 클라이언트 이름, 생년월일, 주소, 사건 번호나 A 번호, 이민 신분, 또는 클라이언트를 식별할 수 있는 그 어떤 것도 해당됩니다. 소비자용 AI 도구는 민감한 정보를 보관하도록 만들어지지 않았기 때문입니다.
- 통역사 규칙: 기계 번역은 직원이 시작하는 데 도움이 될 수 있지만, 동의, 권리, 안전 계획, 그리고 위험도가 높은 모든 대화에는 자격을 갖춘 통역사를 이용합니다.
- 확신이 서지 않을 때 누구에게 물어볼지, 그리고 슈퍼바이저에게 무엇을 보고할지를 역할에 따라 명확히 정해, 아무도 추측할 필요가 없게 합니다.
- 정책이 어떤 도구와 언어를 다루는지 구체적으로 명시합니다. 귀 기관이 사용하는 특정 도구와 서비스 대상 클라이언트의 특정 언어가 있기 때문입니다.
- 누가 정책을 책임지고 팀이 언제 그것을 다시 검토할지를 정해, 도구와 규칙이 바뀌어도 정책이 최신 상태로 유지되게 합니다.
개인의 주의는 흐려지지만, 글로 적은 규범은 유지됩니다
한 자원 내비게이터가 워크숍을 팀의 규범으로 바꾼 사례
- 소규모 이민자 서비스 기관이 워크숍을 마칩니다. 처음에는 다들 조심스럽지만, 새로 온 사례 담당자가 편지 작성 속도를 높이려고 클라이언트의 전체 이름과 사건 세부 사항을 챗봇에 붙여넣습니다. 아무도 그녀에게 그 규칙을 알려주지 않았기 때문입니다.
- 팀은 한자리에 모여, AI가 무엇에 승인되는지, 항상 확인해야 할 것은 무엇인지, 절대 입력하지 말아야 할 것은 무엇인지, 자격을 갖춘 통역사가 언제 필요한지, 확신이 서지 않을 때 누구에게 물어봐야 하는지를 담은 한 페이지짜리 정책을 작성합니다.
- 이들은 인테이크 슈퍼바이저를 AI 관련 질문의 담당자로 지정하고, 그녀에게 무엇을 보고할지 합의합니다.
- 슈퍼바이저는 정기 슈퍼비전에 한 가지 질문을 추가합니다. 이 일에 AI가 관여했는지, 그렇다면 무엇을 확인했는지 묻는 질문입니다. 기본 수칙 카드는 공용 업무 공간 옆에 게시됩니다.
- 이들은 AI를 자격 결정이나 이민 관련 사안에 가까이 두기 전에, 초안 작성이나 요약 같은 위험도가 낮은 업무부터 시작합니다.
- 이후 팀은 그 카드를 다시 함께 읽어 봅니다. 절대 입력하지 말라는 규칙이 흐려지기 시작했음을 발견하고, 이를 다시 강조하며 새 직원을 위한 알기 쉬운 예시를 추가합니다.
우리 팀의 기본 수칙 작성하기
팀으로서 이 페이지 끝에 있는 기본 수칙 카드를 함께 작성하십시오. 기관에서 실제로 사용하는 도구와 언어를 추가하십시오. 각자 월요일부터 다르게 실천할 한 가지를 정하고, 팀은 카드를 붙일 위치를 정합니다.
한 페이지짜리 AI 사용 정책 작성하기
소규모 그룹으로 나누어 각 그룹에 정책의 한 부분을 작성하도록 맡기십시오. AI가 무엇에 승인되는지, 항상 확인해야 할 것은 무엇인지, 절대 입력하지 말아야 할 것은 무엇인지, 통역사 규칙, 그리고 확신이 서지 않을 때 누구에게 물어봐야 하는지입니다. NTEN이나 TechSoup의 정책 가이드 같은 공개된 템플릿을 출발점으로 삼은 다음, 각 항목을 귀 기관 고유의 언어로 다시 작성하고, 실제로 사용하는 도구와 언어를 구체적으로 명시하십시오. 각 부분을 한 페이지로 모으고, 누가 그것을 책임질지 정하고, 팀이 언제 다시 살펴볼지 합의하십시오.