把它变成团队的规范
个人的谨慎会逐渐消退。一份共享的、写下来的团队规范，才能在工作坊结束后维持安全使用。
用五句话写出团队规则
- 独立完成,五分钟:每个人写五句话,说明员工可以用AI做什么、绝不能做什么。
- 大声念出来,只保留有两人以上都写到的那些句子。
- 对留下来的每一句,说清楚这件事该由谁来回答相关问题。这张表就是你们团队规范的第一版草稿。
你写了什么别人都没写到的?这件事为什么对你重要?
- 把工作坊变成一份书面的可接受使用政策，这样即使人们忘记细节，安全的做法仍能延续。共享的、写下来的规范，在有人离职或新员工加入时依然有效。
- 清楚说明贵机构批准 AI 用于哪些方面：起草信件或邮件、翻译大意以便开始工作、总结长文件，以及梳理下一步。
- 说明在行动前始终要核实哪些内容：任何姓名、数字、日期、截止日期、资格规则，或法律或医疗方面的细节，都要与官方来源或同事核对。
- 说明绝不能输入聊天机器人的内容：服务对象姓名、出生日期、住址、案件编号或 A 号码、移民相关细节，或任何可能识别服务对象身份的信息。面向消费者的 AI 工具并非为存放敏感信息而设计。
- 把口译规则写下来。机器翻译可以帮助工作人员先着手处理，而合格的口译员负责处理知情同意、权利、安全，以及任何高风险的对话。
- 指定一名内部联系人负责解答 AI 相关问题，并说明哪些情况需要上报给督导，这样员工就不必自己猜测界限在哪里。
- 在例行督导中加入一个简短的 AI 检查环节，重新回顾基本规则卡片，并在把 AI 用于高风险个案工作之前，先从低风险任务做起。
一项新的做法不会自行维持下去。一项关于项目可持续性的研究综述发现，培训带来的进步往往在最初的推动结束后逐渐消退，而持久的使用取决于能否把这种做法嵌入组织的日常运作中（Wiltsey Stirman 等人，2012）。把这次工作坊写成共享的规范，正是让你们建立起来的谨慎态度在培训结束后继续延续的方法。
员工是否遵循一项做法，取决于他们周围的信号。关于循证实践的研究表明，一种支持性的组织氛围——也就是让某种做法成为"这里做事的方式"的共同期望和支持——能够预测一线员工是否真正采用它（Ehrhart 等人，2014）。一份得到领导层支持的简短政策，能把谨慎使用 AI 变成大家共同期待的规范。
一项规范中最容易消退的部分，是那些"不要做什么"的规则。当对一线卫生工作者进行培训后的复评时，他们保留了大多数操作步骤，但在那些告诉他们不要采取行动的规则上得分最低，研究建议开展复训（Gobezayehu 等人，2014）。就 AI 使用而言，"绝不输入"和"绝不用于"这类规则最容易先被淡忘，因此正是需要写下来并定期重温的部分。
非营利组织的 AI 指南也指向同一个方向。NTEN 和 TechSoup 都提供了可接受使用政策的模板，详细说明了获批准的用途、需要核实的内容，以及哪些数据绝不能输入到并非为存放敏感信息而设计的工具中（NTEN Generative AI Use Policy Template；TechSoup）。面向难民安置项目的指南补充说，机构应先从低风险的行政工作做起，并在 AI 接触任何面向服务对象的任务之前，安排专人核查其输出结果（Switchboard）。
采用一项规范，也意味着要指定由谁来负责它。法律援助方面的指南强调，在工具接触真实案件之前，应先对其进行测试并保留人工审核（Legal Services Corporation），而针对非营利组织公平采用 AI 的研究发现，许多机构希望善用 AI，却缺乏安全使用它所需的内部结构（Project Evident 和 Stanford HAI）。指定一名内部联系人，并在督导中加入简短的 AI 检查环节，能让这项规范真正落地。
你们的一页 AI 政策应该涵盖的内容
- AI 批准用于哪些方面：起草信件和邮件、翻译大意以便开始工作、总结长文件，以及梳理下一步。
- 在行动前始终要核实什么：任何姓名、数字、日期、截止日期、资格规则，或法律或医疗方面的细节，都要与官方来源或同事核对。
- 绝不能输入什么：服务对象姓名、出生日期、住址、案件编号或 A 号码、移民身份，或任何可能识别服务对象身份的信息，因为面向消费者的 AI 工具并非为存放敏感信息而设计。
- 口译规则：机器翻译可以帮助工作人员先着手处理，而合格的口译员负责知情同意、权利、安全规划，以及任何高风险的对话。
- 拿不准时该问谁，以及哪些情况需要上报给督导，按角色明确指定，这样就没人需要靠猜测。
- 这项政策涵盖哪些工具和语言，需具体列明，因为你们机构使用特定的工具，服务特定语言的服务对象。
- 谁负责这项政策，团队将在何时对其进行复查，这样它就能随着工具和规则的变化保持更新。
个人的谨慎会消退，写下来的规范才能持续
一位资源导航员把工作坊变成团队的规范
- 一家小型移民服务机构结束了工作坊。起初大家都很谨慎，后来一位新来的个案工作者为了尽快写好一封信，把服务对象的全名和案件细节粘贴进了聊天机器人，因为没有人告诉过她这条规则。
- 团队坐下来，写了一页政策，列出 AI 批准用于哪些方面、始终要核实什么、绝不能输入什么、什么时候必须请合格口译员，以及拿不准时该问谁。
- 他们指定接待督导作为 AI 问题的联系人，并约定哪些情况需要上报给她。
- 这位督导在例行督导中加入了一句话：这件事有没有用到 AI，如果用了，你核实了什么。基本规则卡片被贴在了共用工作台旁边。
- 在让 AI 接触资格认定或移民事务之前，他们先从起草和总结这类低风险任务做起。
- 后来，团队又一起重读了这张卡片。"绝不输入"这条规则已经开始被淡忘，于是他们重新强调了它，并为新员工加上了一个简单明了的例子。
起草你们的一页 AI 使用政策
分成几个小组，每组负责起草政策的一个部分：AI 批准用于哪些方面、始终要核实什么、绝不能输入什么、口译规则，以及拿不准时该问谁。可以参考 NTEN 或 TechSoup 的政策指南等公开模板作为起点，然后用你们机构自己的话重写每一行，并写明你们实际使用的工具和语言。把各部分汇总成一页，决定由谁负责，并约定团队何时再次回顾它。