اجعله عُرفًا للفريق
الحذر الفردي يتلاشى. والعُرف الجماعي المكتوب والمشترك هو ما يحافظ على الاستخدام الآمن بعد انتهاء الورشة.
صيغوا القاعدة في خمسة أسطر
- بمفردكم، خمس دقائق: ليكتب كل شخص خمسة أسطر عما يجوز للموظفين فعله بالذكاء الاصطناعي وما لا يجوز لهم فعله أبدا.
- اقرأوها بصوت مرتفع، ولا تحتفظوا إلا بالأسطر التي كتبها أكثر من شخص واحد.
- لكل سطر يبقى، حددوا من يجيب عن الأسئلة المتعلقة به. هذه الورقة هي المسودة الأولى لقاعدة فريقكم.
ما الذي كتبتموه ولم يكتبه أحد غيركم، ولماذا يهمكم هذا الأمر؟
- حوّلوا الورشة إلى سياسة استخدام مقبول مكتوبة، حتى تستمر الممارسة الآمنة بعد أن ينسى الناس التفاصيل. العُرف المشترك والمكتوب يصمد حين يغادر شخص أو ينضم موظف جديد.
- بيّنوا بوضوح ما الذي يُوافَق عليه لاستخدام الذكاء الاصطناعي في مؤسستكم: صياغة خطاب أو بريد إلكتروني، وترجمة الفكرة العامة للبدء، وتلخيص وثيقة طويلة، وتنظيم الخطوات التالية.
- بيّنوا ما الذي يجب التحقق منه دائمًا قبل التصرف: أي اسم، أو رقم، أو تاريخ، أو موعد نهائي، أو قاعدة أهلية، أو تفصيل قانوني أو طبي، بمقارنته بمصدر رسمي أو بزميل.
- بيّنوا ما لا يُدخَل أبدًا في روبوت محادثة: أسماء العملاء، وتواريخ ميلادهم، وعناوينهم، وأرقام الملفات أو أرقام A، والتفاصيل المتعلقة بالهجرة، أو أي شيء قد يحدد هوية عميل. فأدوات الذكاء الاصطناعي الاستهلاكية غير مصممة لحفظ المعلومات الحساسة.
- دوّنوا قاعدة المترجم الفوري كتابةً. يمكن للترجمة الآلية أن تساعد الموظفين على البدء، أما المترجم الفوري المؤهل فيتولى الموافقة، والحقوق، والسلامة، وأي محادثة عالية المخاطر.
- عيّنوا شخصًا مسؤولًا داخليًا لأسئلة الذكاء الاصطناعي، وحدّدوا ما الذي يُرفَع إلى المشرف، حتى لا يضطر الموظفون إلى تخمين أين يقع الحد الفاصل.
- أضيفوا مراجعة قصيرة للذكاء الاصطناعي إلى الإشراف المعتاد، وارجعوا إلى بطاقة القواعد الأساسية، وابدأوا بالمهام منخفضة المخاطر قبل استخدام الذكاء الاصطناعي في العمل عالي المخاطر مع الحالات.
الممارسة الجديدة لا تصمد من تلقاء نفسها. وجدت مراجعة للأبحاث حول استدامة البرامج أن المكاسب الناتجة عن التدريب غالبًا ما تتلاشى بمجرد انتهاء الزخم الأولي، وأن الاستخدام المستمر يعتمد على ترسيخ الممارسة في روتين المؤسسة (Wiltsey Stirman وزملاؤه، 2012). كتابة هذه الورشة كعُرف مشترك هي الطريقة التي يستمر بها الحذر الذي بنيتموه بعد انتهاء التدريب.
اتباع الموظفين لممارسة ما يعتمد على الإشارات المحيطة بهم. يُظهر العمل المتعلق بالممارسة القائمة على الأدلة أن المناخ التنظيمي الداعم، أي التوقعات والدعم المشتركين اللذين يجعلان ممارسة ما هي "الطريقة التي تُنجَز بها الأمور هنا"، يتنبأ بما إذا كان الموظفون في الخط الأمامي يستخدمونها فعلًا (Ehrhart وزملاؤه، 2014). سياسة قصيرة تدعمها القيادة تحوّل الاستخدام الحذر للذكاء الاصطناعي إلى العُرف المتوقَّع.
أسرع أجزاء العُرف تلاشيًا هي قواعد ما لا يجب فعله. فعندما أُعيد تقييم العاملين الصحيين في الخط الأمامي بعد التدريب، احتفظوا بمعظم الخطوات، لكنهم حصلوا على أدنى الدرجات في القواعد التي أخبرتهم بعدم التصرف، وأُوصي بتدريب تنشيطي (Gobezayehu وزملاؤه، 2014). بالنسبة لاستخدام الذكاء الاصطناعي، فإن قواعد ما لا يُدخَل أبدًا وما لا يُستخدم فيه أبدًا هي التي يجب تدوينها ومراجعتها، لأنها أول ما يتلاشى.
توجيهات الذكاء الاصطناعي الخاصة بالمنظمات غير الربحية تشير إلى الاتجاه نفسه. تقدّم كل من NTEN وTechSoup نماذج لسياسة استخدام مقبول توضّح الاستخدامات المعتمدة، وما يجب التحقق منه، والبيانات التي لا يجب أبدًا إدخالها في أداة لم تُصمَّم لحفظ معلومات حساسة (NTEN Generative AI Use Policy Template؛ TechSoup). وتضيف إرشادات برامج إعادة توطين اللاجئين أن على المؤسسات البدء بالأعمال الإدارية منخفضة المخاطر، وإبقاء شخص يراجع المخرجات قبل أن يقترب الذكاء الاصطناعي من أي مهام تتعلق مباشرة بالعملاء (Switchboard).
اعتماد عُرف ما يعني أيضًا تسمية من يملك مسؤوليته. تشدد إرشادات المساعدة القانونية على اختبار الأداة والإبقاء على مراجعة بشرية قبل أن تلامس حالات حقيقية (Legal Services Corporation)، ويجد العمل المتعلق بالتبني العادل للذكاء الاصطناعي مع المنظمات غير الربحية أن كثيرًا من المؤسسات ترغب في استخدام الذكاء الاصطناعي جيدًا لكنها تفتقر إلى البنية الداخلية للقيام بذلك بأمان (Project Evident وStanford HAI). تسمية شخص مسؤول داخلي وإضافة مراجعة قصيرة للذكاء الاصطناعي إلى الإشراف يمنحان العُرف مكانًا يعيش فيه.
ما ينبغي أن تغطيه سياسة الذكاء الاصطناعي في صفحة واحدة الخاصة بكم
- ما الذي يُوافَق عليه لاستخدام الذكاء الاصطناعي: صياغة الخطابات والرسائل الإلكترونية، وترجمة الفكرة العامة للبدء، وتلخيص الوثائق الطويلة، وتنظيم الخطوات التالية.
- ما الذي يجب التحقق منه دائمًا قبل التصرف: أي اسم، أو رقم، أو تاريخ، أو موعد نهائي، أو قاعدة أهلية، أو تفصيل قانوني أو طبي، بمقارنته بمصدر رسمي أو بزميل.
- ما لا يُدخَل أبدًا: أسماء العملاء، وتواريخ ميلادهم، وعناوينهم، وأرقام الملفات أو أرقام A، والوضع المتعلق بالهجرة، أو أي شيء قد يحدد هوية عميل، لأن أدوات الذكاء الاصطناعي الاستهلاكية غير مصممة لحفظ المعلومات الحساسة.
- قاعدة المترجم الفوري: يمكن للترجمة الآلية أن تساعد الموظفين على البدء، ويُستعان بمترجم فوري مؤهل من أجل الموافقة، والحقوق، وتخطيط السلامة، وأي محادثة عالية المخاطر.
- من يُسأل عند عدم اليقين، وما الذي يُرفَع إلى المشرف، محدَّدًا بحسب الدور حتى لا يضطر أحد إلى التخمين.
- الأدوات واللغات التي تغطيها السياسة، مذكورة تحديدًا، لأن مؤسستكم تستخدم أدوات بعينها وتخدم لغات عملاء بعينها.
- من يملك مسؤولية السياسة ومتى سيراجعها الفريق، حتى تبقى محدَّثة مع تغيّر الأدوات والقواعد.
الحذر الفردي يتلاشى؛ والعُرف المكتوب يصمد
موجِّهة الموارد تحوّل الورشة إلى عُرف للفريق
- تنهي مؤسسة صغيرة لخدمات المهاجرين الورشة. يكون الجميع حذرين في البداية، ثم تبدأ أخصائية حالات جديدة عملها، وتلصق اسم عميل كاملًا وتفاصيل حالته في روبوت محادثة لتسريع كتابة خطاب، لأن أحدًا لم يخبرها بالقاعدة.
- يجلس الفريق ويكتب سياسة من صفحة واحدة تسرد ما الذي يُوافَق عليه لاستخدام الذكاء الاصطناعي، وما يجب التحقق منه دائمًا، وما لا يُدخَل أبدًا، ومتى يُطلَب مترجم فوري مؤهل، ومن يُسأل عند عدم اليقين.
- يسمّون مشرفة الاستقبال كشخص مسؤول عن أسئلة الذكاء الاصطناعي، ويتفقون على ما يُرفَع إليها.
- تضيف المشرفة سؤالًا واحدًا إلى الإشراف المعتاد: هل لمس الذكاء الاصطناعي أيًا من هذا، وإن كان الأمر كذلك، فماذا تحققتم منه؟ وتُعلَّق بطاقة القواعد الأساسية بجانب محطة العمل المشتركة.
- يبدأون بمهام منخفضة المخاطر مثل الصياغة والتلخيص قبل السماح للذكاء الاصطناعي بالاقتراب من قرارات الأهلية أو المسائل المتعلقة بالهجرة.
- لاحقًا، يقرأ الفريق البطاقة معًا مرة أخرى. كانت قاعدة "لا تُدخل أبدًا" قد بدأت تتراخى، فأعادوا تأكيدها وأضافوا مثالًا بسيطًا للموظفين الجدد.
املأوا القواعد الأساسية لفريقكم
بصفتكم فريقًا، املأوا معًا بطاقة القواعد الأساسية في نهاية هذه الصفحة. أضيفوا الأدوات واللغات التي تستخدمها مؤسستكم فعليًا. يذكر كل شخص أمرًا واحدًا سيفعله بشكل مختلف بدءًا من يوم الاثنين، ويختار الفريق مكان تعليق البطاقة.
صيغوا سياسة استخدام الذكاء الاصطناعي في صفحة واحدة
انقسموا إلى مجموعات صغيرة، وأعطوا كل مجموعة قسمًا واحدًا من السياسة لصياغته: ما الذي يُوافَق عليه لاستخدام الذكاء الاصطناعي، وما يجب التحقق منه دائمًا، وما لا يُدخَل أبدًا، وقاعدة المترجم الفوري، ومن يُسأل عند عدم اليقين. استخدموا نموذجًا عامًا، مثل دليل سياسة NTEN أو TechSoup، كنقطة انطلاق، ثم أعيدوا صياغة كل سطر بكلمات مؤسستكم الخاصة، واذكروا الأدوات واللغات التي تستخدمونها فعليًا. اجمعوا الأقسام في صفحة واحدة، وقرروا من سيكون مسؤولًا عنها، واتفقوا على متى سيراجعها الفريق مرة أخرى.