Adoptar la IA en su agencia
Cuando el personal inicia sesión en una cuenta de IA personal o gratuita para el trabajo de la agencia, nadie controla si la información del cliente se conserva o se usa para entrenar los modelos del proveedor. Adoptar la IA oficialmente, a través de un programa para organizaciones sin fines de lucro, le da control centralizado, términos comerciales que no entrenan con su contenido de forma predeterminada, y un acuerdo de datos firmado.
Cuenten las cuentas, y escriban las preguntas para el proveedor
- Recorran la sala: qué herramientas de IA usa cada quien para el trabajo, en qué cuenta, y quién la paga.
- Anótenlas en el pizarrón en tres columnas: personal gratuita, personal paga, y cuenta de la agencia. Marquen con un círculo cada herramienta en la que alguna vez se haya escrito información de un cliente.
- Escriban las diez preguntas que su agencia tendría que hacerle a un proveedor antes de firmar nada. Guarden la lista.
¿Con cuántas de las herramientas marcadas tiene su agencia realmente un contrato?
- Un inicio de sesión personal o gratuito es invisible para la organización. Ningún administrador(a) configuró su opción de privacidad, puede ver qué se ingresó, o controla cuánto tiempo lo conserva el proveedor, por lo que la agencia no puede responder qué pasó con la información de un cliente.
- En los niveles de consumo, el proveedor puede usar lo que las personas escriben para mejorar sus modelos, a menos que esa persona haya desactivado esa opción, y la mayoría de las personas nunca abre esa configuración. No hay un administrador(a) que pueda hacer cumplir esa decisión para todo el personal.
- Una cuenta institucional oficial cambia tres cosas a la vez: un administrador(a) establece las reglas una sola vez para todos, el nivel empresarial de pago no entrena con su contenido de forma predeterminada, y usted puede contar con un acuerdo de datos firmado.
- Las principales herramientas afirman, a comienzos de 2026, que sus niveles empresariales, corporativos y de API no entrenan con su contenido de forma predeterminada, y que los datos de la organización en un espacio de trabajo administrado no se usan para entrenar modelos. Confirme cada uno en la página actual del proveedor antes de confiar en ello.
- Los programas para organizaciones sin fines de lucro de OpenAI, Anthropic, Google y Microsoft ofrecen descuentos en los niveles institucionales de pago, o, en el caso de Google, incluyen un Workspace con funciones de IA sin costo para las organizaciones 501(c)(3) elegibles, de modo que la opción más segura y controlable también es la más económica para una organización sin fines de lucro que califique.
- Los precios, descuentos, nombres de modelos y reglas de elegibilidad cambian constantemente, y a veces las propias páginas de un mismo proveedor se contradicen. Trate cualquier cifra específica como algo que debe volver a verificar en la página del proveedor el día en que se inscriba; lo que se mantiene estable es la estructura.
Los niveles institucionales de pago están diseñados para no entrenarse con su contenido. Anthropic afirma que, de forma predeterminada, las entradas y salidas de sus productos comerciales no se usan para entrenar sus modelos (Anthropic Privacy Center, 2026). Google afirma que los datos de una organización en su espacio de trabajo administrado no se usan para entrenar o mejorar sus modelos ni para segmentación publicitaria (Google Workspace, 2026). OpenAI afirma que no entrena con datos de los niveles empresarial, corporativo o de API de forma predeterminada, y que firmará un acuerdo de procesamiento de datos (data processing agreement) para esos niveles (OpenAI Enterprise Privacy, 2026). Estas son las declaraciones actuales de los propios proveedores sobre los niveles de pago, y cambian, así que confírmelas en la página vigente antes de confiar en alguna.
El riesgo de gobernanza es la cuenta personal en sí misma, no solo el ajuste predeterminado de entrenamiento. La orientación sobre tecnología para organizaciones sin fines de lucro coincide en que las herramientas de IA generativa de consumo no están diseñadas para resguardar datos sensibles, en que el personal nunca debe ingresar información de identificación personal, y en que una agencia necesita una política de uso de IA por escrito, firmada por el personal, alineada con sus reglas de seguridad de datos existentes (TechSoup, 2023). Una guía independiente para el sector sin fines de lucro añade que se debe establecer una política clara de datos y retención, definir quién puede usar la IA y qué se aprueba, y documentar el acuerdo del personal antes de adoptar una herramienta (Independent Sector, 2024). Una cuenta oficial es lo que permite que un administrador(a), y no cada empleado, controle esas configuraciones.
¿Una cuenta personal, o una cuenta institucional oficial?
- Ningún administrador(a) configuró la opción de privacidad ni puede ver qué se ingresó.
- El proveedor puede usar las entradas para entrenar sus modelos, a menos que esa persona haya optado por no participar.
- Los datos y el historial se van con la persona si esta se marcha.
- Usted no puede responder la pregunta de un cliente sobre su propia información.
- Un administrador(a) agrega a cada miembro del personal con su propio asiento y establece las reglas una sola vez, para todos.
- El nivel empresarial de pago no entrena con su contenido de forma predeterminada.
- Usted puede contar con un acuerdo de procesamiento de datos, y una BAA para datos de salud.
- Los programas para organizaciones sin fines de lucro lo hacen disponible con descuento, o gratis en algunos niveles.
Cinco pasos para adoptar la IA en su agencia
- Consiga una cuenta institucional, no inicios de sesión personales. Decidan como agencia que el uso de IA se realizará a través de una cuenta propiedad de la organización con un administrador(a), y que el personal no ingresará datos de clientes o del programa en cuentas personales o gratuitas.
- Inscríbase en el programa para organizaciones sin fines de lucro del proveedor. Presente la solicitud con su documentación de 501(c)(3) y espere un paso de verificación por parte de un tercero. Revise la elegibilidad actual, porque algunos programas excluyen a los gobiernos, la educación superior o los sistemas de salud, y las reglas cambian.
- Confirme los términos por escrito antes de ingresar datos reales. Lea la página vigente del proveedor sobre el uso de datos, confirme que su nivel no entrena con su contenido de forma predeterminada, infórmese sobre cuánto tiempo se conservan los datos, y solicite el acuerdo de procesamiento de datos (y una BAA si maneja información de salud protegida).
- Configure los controles de administrador(a). Pida a quien administra la cuenta que desactive cualquier opción de intercambio de datos o de mejora de modelos, que establezca la retención y el acceso, y que use cualquier restricción de prevención de pérdida de datos o de acceso, de modo que los datos sensibles queden protegidos a nivel institucional y no dependan de cada usuario.
- Incorpórelo a su política de uso aceptable. Indiquen qué herramienta y cuenta puede usar el personal, qué se puede y no se puede ingresar, que las cuentas personales no están permitidas para datos de la agencia, y que una persona revisa los resultados antes de usarlos. Hagan que el personal la lea y la firme.
El programa para organizaciones sin fines de lucro de cada proveedor
Cada proveedor principal tiene un programa para organizaciones sin fines de lucro que ofrece descuentos en su plan de equipo o de organización, donde un administrador(a) agrega a cada miembro del personal con su propio asiento bajo un mismo conjunto de reglas. La elegibilidad se verifica, a menudo a través de un socio como Goodstack, y los precios y términos cambian, así que abra la página del programa para confirmar.
OpenAI for Nonprofits ofrece descuentos en ChatGPT Business y Enterprise para organizaciones 501(c)(3) elegibles, verificadas a través de Goodstack. Un administrador(a) invita al personal como miembros; los datos empresariales no se usan para entrenar el modelo de forma predeterminada.
OpenAI for NonprofitsClaude for Nonprofits ofrece descuentos en los planes Team y Enterprise para organizaciones sin fines de lucro elegibles, y añade conectores de datos del sector. Un administrador(a) agrega miembros uno por uno o de forma masiva; las entradas comerciales no se usan para entrenar el modelo de forma predeterminada.
Claude for NonprofitsGoogle for Nonprofits incluye Workspace con Gemini sin costo para organizaciones 501(c)(3) elegibles, verificadas a través de Goodstack. Un administrador(a) agrega al personal en la consola de administración; los datos de la organización no se usan para entrenar modelos.
Google for NonprofitsDe los inicios de sesión personales a una cuenta institucional
- Una pequeña agencia nota que tres trabajadores(as) de casos han estado usando cada uno su propia cuenta gratuita de chatbot, y que uno de ellos ha estado pegando nombres de clientes para agilizar cartas.
- El director se da cuenta de que nadie puede ver qué se ingresó, cuánto tiempo lo conserva el proveedor, o si se está usando para entrenar el modelo, y de que no se le podría decir a un cliente qué pasó con su información.
- La agencia solicita su ingreso al programa para organizaciones sin fines de lucro de un proveedor con su documentación de 501(c)(3), obtiene una cuenta institucional, y confirma por escrito que el nivel empresarial no entrena con su contenido y que hay disponible un acuerdo de datos.
- Un administrador(a) desactiva el intercambio de datos, establece la retención y el acceso para todos, y agrega la herramienta a la política de uso aceptable: solo esta cuenta, ningún identificador de clientes, una persona revisa cada resultado.
- Los trabajadores(as) de casos dejan de usar cuentas personales. El mismo trabajo se realiza, pero ahora la agencia controla los datos y puede responder por ellos.
Mapeen quién usa qué cuenta en este momento
En grupo, hagan una lista de las herramientas de IA que ya usa su personal y si cada una es una cuenta personal o gratuita, o una institucional. Para cualquier cuenta personal o gratuita que se use para el trabajo de la agencia, anoten qué tipo de información pudo haber ingresado en ella. Luego decidan una cosa: a qué única cuenta institucional se cambiará su agencia, y quién será responsable de inscribirse en el programa para organizaciones sin fines de lucro.
Redacten la regla sobre cuentas para su política
Escriban el único párrafo que irá en su política de uso aceptable sobre las cuentas. Indiquen la herramienta propiedad de la organización que el personal puede usar, declaren con claridad que las cuentas personales o gratuitas nunca se usan para datos de clientes o del programa, y mencionen a quién preguntar para obtener acceso. Manténganlo en unas pocas frases que una persona ocupada realmente vaya a seguir, y agréguenlo a la tarjeta de reglas básicas.